La Cour des Comptes européenne a publié le 16 juillet 2009 un rapport détaillé sur "l’efficience et l'efficacité des activités menées par l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) en vue de la sélection des agents".

Centré sur les concours organisés en vue du recrutement de fonctionnaires, compte tenu de leur nombre élevé et de leur incidence à long terme, l’audit mené par la Cour des Comptes européenne a commencé à l’été 2007 et a été fondé, d'une part, sur un examen approfondi d'un échantillon de 16 concours de différents types (spécialistes et généralistes, chefs d'unité et grades de base, administrateurs et assistants) et, d'autre part, sur une analyse de la base de données de l'EPSO, qui comprenait l'ensemble des données relatives à 176 concours lancés entre 2003 et 2006 et achevés au début de 2008.

L'audit a ainsi englobé toutes les phases de la sélection du personnel auxquelles participe l'EPSO, depuis la communication, par les institutions, de leurs besoins en personnel, jusqu'à la publication de listes de réserve.

EPSO, un outil créé en 2002 pour faire face au défi que représentait l’élargissement de l’UE en termes de recrutement

En juin 2007, les institutions européennes employaient plus de 36 500 fonctionnaires. Conformément aux dispositions du statut du personnel (Art. 27), le recrutement doit viser à assurer à l'institution le concours de fonctionnaires possédant les plus hautes qualités de compétence, de rendement et d'intégrité, recrutés sur une base géographique aussi large que possible parmi les ressortissants des États membres.

Les fonctionnaires sont habituellement recrutés à partir de listes de réserve établies à la suite de l'organisation de concours généraux. Depuis 2003, ces concours sont gérés par l’EPSO, l'organisme interinstitutionnel responsable de la sélection des fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes. L'EPSO a été créé afin de réaliser des économies d'échelle concernant l'organisation des procédures de sélection, en particulier des concours généraux pour le recrutement de fonctionnaires. Depuis sa création, l'EPSO a dû faire face à l'augmentation sensible des recrutements liée à l'élargissement de l'UE.

La procédure de sélection du personnel

La procédure de sélection du personnel se décompose comme suit:

• la planification du concours en fonction des besoins en personnel exprimés par les institutions;
•  l'établissement et la publication de l'avis de concours;
•  la désignation des membres du jury parmi les fonctionnaires des institutions;
• l'établissement de la liste des candidats qui satisfont aux exigences définies dans l'avis de concours, le cas échéant à l'issue d'une présélection par tests d'accès;
• la mise en œuvre des différentes phases du concours (habituellement, des tests d’accès conditionne l’accès à des épreuves écrites suite auxquelles les meilleurs candidats peuvent passer une épreuve orale);
• l'établissement de la liste de réserve, accompagnée d'un rapport motivé;
• la publication de la liste de réserve;
• la gestion et le contrôle de l'utilisation des listes de réserve.

Le programme de développement d’EPSO

En 2008, la direction de l'EPSO a entrepris d'examiner son organisation et son fonctionnement en recherchant les meilleures pratiques existantes. Cet examen, qui a permis de mettre en évidence des faiblesses (comme la longueur excessive des concours), a conduit la direction à élaborer le programme de développement d'EPSO.

Adopté le 10 septembre 2008, le programme de développement d'EPSO vise à réduire la durée des concours à neuf mois maximum, et à en augmenter le rendement. Il prévoit notamment d'accorder une attention plus importante à la planification stratégique des ressources humaines, afin de limiter le laps de temps entre la détermination des besoins et le lancement des procédures de sélection, de renforcer l'efficacité de la présélection, de recourir de manière généralisée aux tests sur ordinateur durant la phase de présélection et de créer des jurys professionnalisés.

Le principal changement introduit par le programme tiendra dans l'organisation de concours généraux selon un cycle annuel. Les épreuves écrites et orales seront organisées dans des "centres d'évaluation" créés pour évaluer les candidats en appliquant des méthodes de sélection ciblées sur les compétences clés requises. Cette nouvelle approche devrait être opérationnelle au premier trimestre de 2010.

L'augmentation du nombre de concours a été gérée efficacement

L'audit mené par la Cour des Comptes européenne a permis de conclure que l'EPSO avait géré efficacement l'augmentation du nombre de concours nécessaires compte tenu de l'élargissement de l'Union européenne. En effet la cour des Comptes n’a relevé aucun cas de retard dû au fait que la capacité maximale de l'EPSO avait été atteinte n'a été relevé en ce qui concerne le lancement de concours.

Les informations relatives aux besoins des institutions en personnel n'étaient pas communiquées en temps utile et de manière cohérente

Bien qu’il ait été prévu en 2002 que chaque institution informerait l'EPSO de ses besoins en matière de recrutement pour les trois années suivantes afin qu’il puisse établir un programme prévisionnel sur trois ans, ce dernier n'a pas été mis en œuvre et, pour la période auditée, le programme prévisionnel glissant de l'EPSO ne couvrait que 18 mois, les institutions n'ayant pas communiqué leurs besoins à plus long terme.

En outre, l'EPSO et les institutions n'ont élaboré aucune base ou méthode commune d'évaluation des besoins.

Le défaut de communication, en temps utile, d'informations cohérentes concernant les besoins des institutions en personnel, d'une part, et de méthode commune d'évaluation de ces besoins, d'autre part, s'est traduit par des insuffisances et par des retards dans la procédure de sélection. Cela a entraîné, au niveau opérationnel, des changements de dernière minute des priorités et des besoins en ce qui concerne le nombre de lauréats requis. De ce fait, de nombreuses rectifications ont dû être apportées à des avis de concours déjà lancés

Dans le cadre de son programme de développement, l'EPSO a proposé et a commencé à mettre en œuvre un projet de programme prévisionnel type sur trois ans. Son efficacité dépendra de l'obtention par l'EPSO, en temps utile, d'informations fournies par les institutions qui soient suffisamment fiables et fondées sur une approche commune de l'évaluation des besoins en personnel.

La procédure de sélection du personnel était trop longue

Selon le rapport de la Cour des Comptes européenne, la procédure de sélection du personnel était trop longue, aussi bien par rapport aux normes de l'EPSO que par rapport aux meilleures pratiques internationales, ce que l’EPSO a d’ailleurs pris en compte dans son programme de développement. En attendant son entrée en vigueur, le laps de temps qui sépare l'expression par une institution de ses besoins en personnel de l'offre d'emploi formelle faite aux lauréats est de 18 mois, répartis comme suit : trois à quatre mois pour la publication de l'avis de concours, 11 à 12 mois pour le concours et deux mois pour l'entretien final et l'offre d'emploi.

La durée moyenne d'un concours - depuis le délai d'inscription des candidats jusqu'à la publication de la liste de réserve - était de 16 mois, la durée des différents concours examinés étant comprise entre neuf mois et deux ans. Les retards étaient principalement imputables au temps nécessaire à la correction des épreuves écrites et au déroulement des épreuves orales. L'échantillon de concours analysé par la Cour a montré que ces deux étapes pouvaient à elles seules prendre jusqu'à 13 mois. Ce délai s'explique avant tout par le fait que les fonctionnaires européens correcteurs ou membres de jurys n'étaient pas disponibles à plein temps et sans interruption pour s'acquitter de leurs tâches.

La Cour relève que la longueur excessive des procédures de sélection a pour conséquence que les institutions ne sont pas en mesure de recruter les candidats au moment où elles en ont besoin. Elle risque aussi de décourager de bons candidats, au début ou en cours de procédure.

Le rendement des concours n'a permis d'obtenir ni le nombre de lauréats escompté ni l'équilibre géographique le plus large possible

Une analyse approfondie de l'ensemble des données relatives à 176 concours lancés entre 2003 et 2006 et achevés début 2008 a été réalisée dans le cadre de l'audit. Pour l'ensemble de ces concours, le nombre escompté de lauréats avait été fixé à 15 500. En moyenne, cet objectif n'a été atteint qu'aux deux tiers.

Ce résultat s'explique par les désistements imputables à la longueur de la procédure, mais aussi au fait que l'accent a été mis indûment sur des exigences particulières concernant les langues. En effet, depuis 2006, quel que soit le concours, les candidats passent la majorité des épreuves dans une deuxième langue (qui, normalement, n'est pas leur langue maternelle) à choisir entre l'anglais, le français et l'allemand. Le rapport rappelle cependant qu’en principe, à compter de 2011, une partie au moins des épreuves de présélection sera organisée dans les 23 langues officielles de l’UE.

Autre manquement relevé par la Cour, la publicité insuffisante des concours et aux épreuves de présélection (épreuves éliminatoires destinées à sélectionner les candidats en vue des épreuves principales, écrites et orales). Là encore le programme de développement d'EPSO prévoit d'accroître l'efficacité de la stratégie de communication, notamment en améliorant le site web et en ciblant davantage les candidats potentiels. EPSO dispose ainsi depuis quelques mois d’un nouveau site Internet.

Les épreuves de présélection ont éliminé un nombre trop important de candidats par rapport à l'objectif visé, ce qui a, pour les auditeurs, entraîné un déficit du nombre de candidats admissibles aux épreuves écrites.

Par ailleurs, la procédure de sélection n'a pas permis d'obtenir l'équilibre géographique le plus large possible entre les lauréats. Compte tenu des élargissements de l'Union européenne intervenus en 2004 et en 2007, la priorité a été donnée aux candidats des nouveaux États membres, et un certain nombre de concours organisés par l'EPSO ont été réservés aux ressortissants de ces pays. Comme le montre l'analyse faite par la Cour de la base de données de l'EPSO, sur les 10 151 lauréats, près des deux tiers (6 416) étaient des ressortissants de l'EU-12.

Il ressort aussi de cette analyse que les candidats issus d'États membres représentant une part relativement élevée de la population de l'UE ont eu tendance à être sous-représentés parmi les lauréats. Cela vaut non seulement pour des États membres tels que le Royaume-Uni, l'Allemagne et l'Espagne, qui font partie du groupe de l'EU-15, mais aussi pour la Pologne et la Roumanie, qui appartiennent au groupe de l'EU-12. En revanche, hormis pour l'Autriche et la Bulgarie, les ressortissants des plus petits États membres ont eu tendance à être surreprésentés si l'on considère la part de leur pays dans la population de l'UE. Cela était en particulier le cas des candidats belges qui représentent 22 % des lauréats de l’Europe des 15 alors que la population belge en représente 2,7 %. Les lauréats luxembourgeois aux concours représentaient 0,4 % de l’ensemble des lauréats de l’Europe des 15, alors que la population luxembourgeoise compte pour 0,1 % de ce même espace.

Inadéquation des informations de gestion

Insuffisance des informations disponibles relatives aux coûts

Selon l’audit mené par la Cour des Comptes européenne, les informations de gestion n'étaient pas toujours fiables et complètes. Les informations relatives aux coûts encourus pour inscrire un lauréat sur la liste de réserve étaient insuffisantes.

Dans son rapport, les auditeurs de la Cour relèvent en effet que l’'EPSO ne calcule ni ne suit les coûts de l'inscription d'un lauréat sur une liste de réserve. Il a conclu des accords de niveau de service avec des agences européennes de régulation en vue de la fourniture de services de sélection du personnel, pour lesquels l'EPSO perçoit 6 000 euros par lauréat pour les concours généraux. Se fondant sur l'exécution budgétaire, la Cour estime que les coûts encourus par l'EPSO étaient d'environ 7 100 euros par lauréat. En outre, pour pouvoir déterminer le coût total pour le budget communautaire, il convient de tenir compte également du coût encouru par les institutions (personnel participant à des jurys, notation, surveillance, etc.), qui vient s'ajouter au montant susmentionné.

De plus, les éventuels coûts supplémentaires et bénéfices futurs devant résulter du programme de développement d'EPSO n'étaient pas quantifiés de façon détaillée. Les informations contenues dans les bases de données de l'EPSO n'étaient pas toujours fiables.

Insuffisance des bases de données de l'EPSO

L'audit a permis de mettre en évidence des faiblesses affectant les bases de données de l'EPSO:

•  le système ne rejetait pas de manière systématique les inscriptions multiples émanant d'une seule et même personne, ce qui est expressément interdit par les règlements des concours;
• les informations saisies dans le système n'étaient pas encodées de manière cohérente;
• certaines des données saisies dans le système étaient inexactes ou impossibles;
• elles ne comportaient pas d'informations actualisées en ce qui concerne la disponibilité des lauréats.

Les recommandations de la Cour des Comptes européenne

Compte tenu des changements importants qui sont prévus par le programme de développement d'EPSO en ce qui concerne l'organisation des procédures de sélection, les principales recommandations de la Cour sont les suivantes:

• l'EPSO devrait disposer en temps utile d'informations suffisamment fiables sur les besoins des institutions en personnel, fondées sur une approche commune de l'évaluation de ces besoins;
• les institutions devraient détacher auprès de l'EPSO des effectifs suffisants à plein temps et encourager leurs agents à faire fonction d'évaluateurs qualifiés;
• l'EPSO devrait s'efforcer d'améliorer sa stratégie de communication en coordination avec les institutions, de mieux contrôler la qualité des avis de concours, de faire en sorte d'obtenir le nombre approprié de candidats correspondant aux besoins à tous les stades de la procédure de sélection, par exemple en adaptant les exigences particulières concernant les langues; enfin, prendre des mesures visant à assurer un meilleur équilibre géographique;
• il conviendrait que l'EPSO améliore ses informations de gestion. Il devrait en particulier contrôler le coût total de l'inscription d'un lauréat sur la liste de réserve, quantifier les coûts supplémentaires et évaluer les bénéfices futurs découlant de son programme de développement de manière à faciliter la prise de décision par l'autorité budgétaire.