En avril 2013, la Commission présentait une proposition de règlement visant à simplifier les formalités administratives transnationales au sein de l’UE en facilitant la reconnaissance de documents publics, comme un certificat de mariage ou de naissance, dans un autre Etat membre que le leur. La proposition entendait rationnaliser les règles et procédures actuellement appliquées entre les États membres en ce qui concerne la vérification de l’authenticité de certains documents publics et, simultanément, compléter l’actuelle législation sectorielle de l’Union, notamment les dispositions relatives à la circulation de documents publics déterminés, en supprimant les obligations de légalisation et d’apostille, et en simplifiant l’utilisation des copies et des traductions.

Le 4 février 2014, les eurodéputés ont adopté leur position sur ce règlement, qui définit les dispositions permettant d'authentifier un document officiel mais ne requièrent pas des États membres de reconnaître leur contenu. Les Etats membres doivent encore l’approuver.

“Ce règlement profitera directement aux citoyens. Il a pour objectif de réduire la bureaucratie et de lever les obstacles pour une Union européenne pleinement transnationale et sans frontières", a expliqué le rapporteur Bernhard Rapkay (S&D), après le vote. "Cependant, le Conseil doit en faire une priorité. Le Parlement presse ainsi le Conseil des ministres à trouver un accord pour que les citoyens puissent bénéficier de ces changements", a-t-il ajouté.

Le projet de règlement modifié par le Parlement européen a été adopté par 573 voix pour, 62 contre et 44 abstentions.

Moins de formalités administratives

Conformément aux nouvelles règles, certains documents publics tels que ceux relatifs à l'état civil, aux liens de parenté ou encore aux droits de propriété intellectuelle seraient exemptés des procédures de "légalisation" et d'"apostille", requises à l'heure actuelle pour prouver l'authenticité.

Les députés souhaitent que ces documents fassent l'objet de procédures simplifiées qui pourraient être étendues aux qualifications, aux certificats scolaires et aux documents relatifs au régime fiscal et aux droits de sécurité sociale.

Les députés ont également renforcé les dispositions pour faciliter la recevabilité de copies et traductions non certifiées conformes.

Des formulaires types multilingues

Pour éviter de traduire les documents officiels, le texte prévoit l'introduction de formulaires types multilingues que les citoyens peuvent utiliser à la place des formulaires nationaux concernant la naissance, le décès, le mariage, le partenariat enregistré ou le statut et la représentation juridique d'une entreprise.

En plus de ces cinq formulaires, les députés en ont ajouté onze relatifs au nom, la descendance, l'adoption, le statut non marié, le divorce, la dissolution du partenariat enregistré, la citoyenneté européenne et la nationalité, le casier judiciaire, la résidence, les certificats scolaires et post scolaires et le handicap.

Se prémunir de la fraude

En cas de doute raisonnable, les autorités peuvent vérifier l'authenticité d'un document auprès de l'autorité compétente, en ayant recours au système d'information du marché intérieur.

Les doutes d’un petit groupe d’eurodéputés PPE ont conduit Astrid Lulling, Georges Bach et Frank Engel à s’abstenir

Si la résolution de Bernhard Rapkay a rencontré l’assentiment d’une franche majorité de députés, parmi lesquels Charles Goerens (ALDE), Robert Goebbels (S&D) et Claude Turmes (Verts/ALE), les trois eurodéputés luxembourgeois du PPE, Georges Bach, Frank Engel et Astrid Lulling ont fait le choix de s’abstenir.

Une attitude qui rejoint celle d’un groupe d’eurodéputés allemands du PPE emmenés par Angelika Niebler. Cette eurodéputée a en effet tenté d’introduire un amendement visant à circonscrire le champ d’application de ce règlement aux extraits d’acte civil, de registres commerciaux ou de cadastre de façon à simplifier la vie des citoyens sans pour autant poser de problèmes d’application pratique. Un argument qui a fait mouche auprès d’Astrid Lulling qui s’est inquiétée en plénière à l’idée que le rapport tel qu’il était soumis au vote "conduirait à mettre en danger la sécurité juridique dans l'Union européenne en augmentant le risque de falsification et en diminuant l'intégrité des registres".