Le 9 juin 2016, le Parlement européen a adopté de nouvelles règles européennes pour faciliter la libre circulation des citoyens en rendant plus simple le fait de prouver l'authenticité de documents émis par un autre État membre de l'UE et permettant éviter tout besoin de traduction.

Le Parlement européen avait déjà défini sa position en février 2014 sur ce règlement proposé par la Commission européenne en avril 2013. Le Conseil JAI s'était entendu sur une orientation générale le 15 juin 2015, avant d'adopter sa position le 11 mars 2016.

Rapporteure du projet, l'eurodéputée luxembourgeoise S&D, Mady Delvaux, a déclaré qu'il s'agissait là d'«un premier pas qui adoucira la vie des transfrontaliers en les soulageant du fardeau administratif qui pesait sur eux". Elle rappelle ainsi que plus de 14 millions de citoyens vivent dans un Etat membre qui n'est pas leur Etat d'origine et qu'ils doivent faire face à une "charge administrative inutile" en devant fournir des traductions certifiées, des légalisations et autres apostilles dans le seul but de certifier qu'un document est authentique.

Le coût de ces procédures pour les citoyens et les entreprises s'élèvent à 303 millions d'euros par an. Rien qu'au Luxembourg, 64 604 documents ont nécessité une légalisation ou une apostille en 2015. "En simplifiant les procédures administratives transfrontalières, nous entendons renforcer la liberté de circulation de tous les citoyens européens", dit encore Mady Delvaux, dans son communiqué de presse.

La commissaire européenne pour la justice, les consommateurs et l'égalité des genres, Věra Jourová, s'est félicitée de l'adoption du règlement: "C'est une bonne nouvelle pour celles et ceux qui partent dans un autre pays de l'Union pour, par exemple, y étudier ou travailler". Les nouvelles dispositions mettront fin à des "procédures bureaucratiques longues et onéreuses", a-t-elle ajouté. "Aujourd'hui, en mettant fin à ces formalités administratives, nous facilitons la circulation des personnes dans l'Union européenne", a-t-elle conclu. Ces mesures seront progressivement appliquées jusqu'en 2019, date de leur mise en œuvre complète.

L'abolition de l'apostille et de la légalisation

Le règlement abolit l'apostille et la légalisation jusque-là requises pour certains documents délivrés par les autorités d'un État membre conformément au droit national de cet État membre. Sont concernés les documents dont la finalité première est d'établir l'un des faits suivants : la naissance ; le fait d'être en vie; le décès; le nom; le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale); le divorce, la séparation de corps et l'annulation du mariage; le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré); la dissolution du partenariat enregistré, la séparation de corps ou l'annulation d'un partenariat enregistré; la filiation; l'adoption; le domicile et/ou la résidence; la nationalité.

Ces mêmes règles couvrent également les documents attestant l'absence de casier judiciaire ainsi que les documents que les citoyens vivant dans un autre État membre doivent introduire s'ils souhaitent voter et / ou être éligible aux élections européennes et municipales dans l'État membre où ils résident.

Le remplacement des traductions certifiées par des formulaires multilingues

Le règlement prévoit aussi que le citoyen puisse joindre, comme aide à la traduction, un formulaire type multilingue, dont il existe une version dans chaque langue de l'UE. "Ces formulaires types multilingues devraient permettre aux citoyens d'économiser de l'argent et du temps en évitant d'avoir recours à des traductions certifiées", dit le communiqué de presse du Parlement européen.

Les documents concernés par cette disposition sont moins nombreux que les documents dispensés d'apostille. Ce sont les documents permettant d'établir : la naissance, une personne en vie, la mort, le mariage (y compris la capacité de se marier et l'état matrimonial), le partenariat déclaré (y compris la capacité de conclure un partenariat déclaré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et / ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire.

Obligation d'informer les citoyens de l'Union et garde-fous

Pour s'assurer que les citoyens soient bien avertis de la simplification des procédures et du recours aux formulaires multilingues, les eurodéputés ont tenu à ce que la Commission et les États membres soient tenus de garantir l'accès à ces informations via la plateforme e-Justice.

Le règlement instaure par ailleurs des garde-fous contre la fraude. Ainsi, si une autorité destinataire a des "doutes raisonnables" quant à l'authenticité d'un document public, elle pourra la vérifier auprès de l'autorité de délivrance de l'autre pays en passant par la plate-forme informatique déjà en place, le système d'information du marché intérieur ("IMI").

En route vers la reconnaissance du contenu des documents

Une clause de révision prévoit d'étendre, d'ici deux ans, ces nouvelles règles aux documents relatifs au statut juridique et à la représentation d'une société ainsi qu'à la reconnaissance des diplômes ou encore les certificats d'invalidité. Lors de cette révision sera également évaluée l'opportunité d'établir de nouveaux formulaires multilingues à l'avenir.

Le règlement ne traite que de l'authenticité de documents publics, de sorte que les États membres continueront d'appliquer leurs règles nationales en ce qui concerne la reconnaissance du contenu et des effets d'un document public délivré dans un autre pays de l'Union. La rapporteure Mady Delvaux espère néanmoins qu'une proposition sur la reconnaissance du contenu des documents publics suivra cette "première étape". "Cela impliquerait notamment la reconnaissance des unions civiles et mariages homosexuels dans l'Union", dit-elle.